Als ondernemer plan je veel vooruit: je omzet, je investeringen, je team. Maar er is een thema waar veel ondernemers nog niet bij hebben stilgestaan. Wat als je tijdelijk niet in staat bent om zelf beslissingen te nemen over je zaak? Denk aan een revalidatie na een operatie, een langdurige ziekte of de gevolgen van een ongeval.
In zo’n situatie mag juridisch gezien niemand zomaar in jouw plaats handelen. Niet je partner, niet je zakenpartner, niet je boekhouder. Dat klinkt misschien onhandig, maar het is gewoon hoe de Belgische wetgeving in elkaar zit. En er bestaat een eenvoudig instrument dat dit netjes regelt: de zorgvolmacht.
In dit artikel leggen we uit wat een zorgvolmacht precies is, hoe het werkt voor ondernemers, en hoe je het regelt.
Wat is een zorgvolmacht?
Een zorgvolmacht is een document waarin je vastlegt wie beslissingen mag nemen als jij dat zelf tijdelijk niet meer kunt. Je kiest zelf een vertrouwenspersoon (je partner, een familielid, een zakenpartner) en bepaalt welke bevoegdheden die persoon krijgt.
In de praktijk laten de meeste mensen een zorgvolmacht opstellen bij de notaris. Dat is niet strikt verplicht (een onderhandse akte is juridisch ook mogelijk), maar een notariële akte biedt meer rechtszekerheid. Zeker als je vertrouwenspersoon ook handelingen moet kunnen stellen waarvoor een notariële akte vereist is, zoals de verkoop van vastgoed.
De zorgvolmacht wordt geregistreerd in het Centraal Register van Lastgevingsovereenkomsten (CRL), beheerd door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat. Die registratie is belangrijk: zonder registratie vervalt een gewone volmacht automatisch op het moment dat je wilsonbekwaam wordt. Precies het moment waarop je ze nodig hebt.
Goed om te weten: een zorgvolmacht treedt niet automatisch in werking. In de meeste gevallen wordt in de akte bepaald dat twee onafhankelijke artsen schriftelijk moeten vaststellen dat je niet meer in staat bent om zelf te beslissen. Zolang jij beslissingen kunt nemen, verandert er niets.
Een zorgvolmacht is geen teken van pessimisme. Het is gewoon een onderdeel van goed ondernemerschap, net zoals een aandeelhoudersovereenkomst of een goed opgesteld contract.
Het verschil met een testament
Dit is een veelgesteld misverstand. Een testament regelt wat er gebeurt na je overlijden. Een zorgvolmacht regelt wat er gebeurt tijdens je leven, op het moment dat je zelf niet kunt beslissen. Het zijn twee aparte documenten die elkaar aanvullen.
Sinds de wetswijziging van 2018 (inwerkingtreding 1 maart 2019) kan een zorgvolmacht trouwens zowel vermogensrechtelijke als persoonsgebonden zaken regelen. Dat laatste omvat beslissingen over je gezondheidszorg, je verblijfplaats en de uitoefening van je patiëntenrechten.
Wat betekent dit concreet voor ondernemers?
Als werknemer loopt het bedrijf gewoon door tijdens je afwezigheid. Als zelfstandige of bestuurder is dat minder vanzelfsprekend. Bepaalde beslissingen en handelingen vereisen jouw handtekening of goedkeuring.
Met een goed opgestelde zorgvolmacht kan je vertrouwenspersoon onder meer:
- Professionele bankrekeningen en betalingen beheren
- Lopende contracten met klanten en leveranciers opvolgen
- Je boekhouder en fiscalist machtigen om hun werk zonder onderbreking voort te zetten
- Beslissingen nemen op de algemene vergadering van je vennootschap (voor BV’s: art. 5:95 WVV)
- Arbeidsovereenkomsten en HR-beslissingen opvolgen
- Verzekeringen, leasingcontracten en abonnementen beheren
Zonder zorgvolmacht kan je vertrouwenspersoon geen van deze handelingen stellen, hoe goed de onderlinge afspraken ook zijn.
Een belangrijke nuance voor vennootschappen
Als je een vennootschap hebt (BV, NV, …), is er een belangrijk aandachtspunt. Een bestuursmandaat is persoonsgebonden. Dat betekent dat je je bestuursbevoegdheden niet via een zorgvolmacht kunt overdragen aan iemand anders.
Wat je wel kunt regelen via de zorgvolmacht: je stemrecht als aandeelhouder op de algemene vergadering uitoefenen. Daarmee kan je vertrouwenspersoon bijvoorbeeld een nieuwe bestuurder laten benoemen.
De oplossing voor het bestuursmandaat zelf? Dat regel je in de statuten van je vennootschap, niet in de zorgvolmacht. Een goede notaris bekijkt beide documenten samen, zodat ze op elkaar aansluiten.
Voor vennootschappen is een zorgvolmacht alleen niet voldoende. Laat je notaris ook je statuten bekijken, zodat je onderneming volledig gedekt is bij langdurige afwezigheid.
Het alternatief: gerechtelijke bewindvoering
Wanneer iemand wilsonbekwaam wordt en er geen zorgvolmacht is, kan de vrederechter een bewindvoerder aanstellen. Dat is een wettelijke procedure die zijn nut heeft, maar die voor ondernemers een aantal praktische gevolgen heeft.
Het proces verloopt via een verzoekschrift bij het vredegerecht, vergezeld van een medisch attest. De vrederechter hoort de betrokkenen en beslist wie als bewindvoerder wordt aangesteld. Dat kan een familielid zijn, maar ook een externe professional.
Voor ondernemers is het belangrijkste verschil dit: bij gerechtelijke bewindvoering moet de bewindvoerder voor veel beslissingen vooraf toestemming vragen aan de vrederechter. In de praktijk maakt dat het proces trager. Dat is niet per se een nadeel (de vrederechter biedt ook bescherming), maar voor de continuïteit van een onderneming kan die vertraging wel lastig zijn.
Met een zorgvolmacht kies je zelf wie beslist en wat die persoon mag doen. Bij gerechtelijke bewindvoering beslist de vrederechter, en die kent je onderneming niet noodzakelijk.
Goed om te weten: de wet verandert in 2027
De wet van 8 november 2023 wijzigt de regels rond bewindvoering. De inwerkingtreding is uitgesteld naar 1 september 2027. De belangrijkste verandering: er komt een onderscheid tussen familiale en professionele lasthebbers.
Concreet betekent dit dat niet-familiale lasthebbers (bijvoorbeeld een zakenpartner of advocaat) zich zullen moeten inschrijven in een Nationaal Register. Bestaande zorgvolmachten blijven geldig, maar als je lasthebber pas na die datum moet optreden, moet die aan de nieuwe voorwaarden voldoen.
Het is dus verstandig om dit nu al te bespreken met je notaris, zodat je zorgvolmacht ook na 2027 volledig bruikbaar is.
De rol van je boekhouder
Een boekhouder is geen jurist en stelt geen zorgvolmachten op. Maar als iemand die je financiële situatie goed kent, is je boekhouder wel een logische gesprekspartner om dit thema op tafel te leggen.
Concreet kan je boekhouder helpen door:
- Een financieel overzicht op te stellen
Van je verplichtingen, deadlines en terugkerende betalingen, zodat je vertrouwenspersoon daar meteen mee aan de slag kan. - Je vertrouwenspersoon wegwijs te maken
In de administratie en digitale tools die je dagelijks gebruikt. - Samen te werken met je notaris
Om de zakelijke kant van je zorgvolmacht volledig te maken. - De continuïteit te waarborgen
Na activering van de zorgvolmacht de boekhouding en fiscale aangiftes gewoon voort te zetten.
Bij Vadecas bespreken we dit thema graag met onze klanten. Onze legal-afdeling kan je hierbij begeleiden en de brug maken naar je notaris. Niet om iets te verkopen, maar omdat we merken dat veel ondernemers hier nog niet bij hebben stilgestaan. En dat is heel begrijpelijk: het is niet het eerste waar je aan denkt als je druk bezig bent met je zaak.
Praktisch: hoe regel je het?
- Kies je vertrouwenspersoon (en een reserve)
Kies iemand die je vertrouwt en die bereid is om je zaak tijdelijk mee te beheren. Duid ook altijd een reservepersoon aan. - Bespreek het met je boekhouder
Maak samen een overzicht van je financiële verplichtingen en lopende contracten. Hoe beter voorbereid je naar de notaris gaat, hoe gerichter je zorgvolmacht wordt. - Maak een afspraak bij de notaris
De notaris stelt de zorgvolmacht op, bespreekt alle bevoegdheden en laat het document registreren in het CRL. Als je een vennootschap hebt, vraag dan ook om je statuten te bekijken. - Informeer je vertrouwenspersoon
Zorg dat die persoon weet waar alle documenten liggen, wie je boekhouder en notaris zijn, en welke digitale tools je gebruikt. - Herbekijk het regelmatig
Een zorgvolmacht heeft geen vervaldatum, maar het is verstandig om ze om de drie tot vijf jaar te herbekijken. Zeker na een belangrijke verandering: een nieuwe vennootschap, een scheiding, een nieuwe vennoot.
Veelgestelde vragen
Is een zorgvolmacht verplicht?
Neen. Een zorgvolmacht is niet wettelijk verplicht, maar ze is wel sterk aan te raden. Zonder zorgvolmacht kan niemand rechtsgeldig in jouw plaats handelen als je wilsonbekwaam wordt, ook je partner niet.
Moet een zorgvolmacht via de notaris?
Niet strikt. Een onderhandse akte is juridisch ook geldig, op voorwaarde dat ze geregistreerd wordt in het Centraal Register van Lastgevingsovereenkomsten (CRL). In de praktijk biedt een notariële akte meer rechtszekerheid, vooral als je vertrouwenspersoon ook handelingen moet stellen waarvoor een notariële akte vereist is.
Kan ik mijn zorgvolmacht herroepen?
Ja. Zolang je wilsbekwaam bent, kan je je zorgvolmacht op elk moment herroepen of aanpassen. Dat doe je via je notaris, die de wijziging registreert in het CRL.
Wat als ik geen zorgvolmacht heb en wilsonbekwaam word?
Dan kan de vrederechter een bewindvoerder aanstellen via gerechtelijke bewindvoering. Die procedure duurt langer, en je hebt niet zelf gekozen wie beslist. Voor ondernemers kan dat de continuïteit van de zaak bemoeilijken.
Geldt een zorgvolmacht ook voor mijn vennootschap?
Gedeeltelijk. Je stemrecht als aandeelhouder kan je wel overdragen via een zorgvolmacht. Maar een bestuursmandaat is persoonsgebonden en kan niet via volmacht worden overgedragen. Daarvoor moet je de statuten van je vennootschap aanpassen.
Heeft een zorgvolmacht een vervaldatum?
Neen. Een zorgvolmacht blijft in principe onbeperkt geldig. Het is wel verstandig om ze om de drie tot vijf jaar te herbekijken, zeker na grote veranderingen in je persoonlijke of professionele situatie.
Zijn er nog andere juridische documenten die ik als ondernemer in orde moet brengen?
Ja. Naast de zorgvolmacht zijn er andere instrumenten die je onderneming beschermen, zoals een aandeelhoudersovereenkomst en goed opgestelde statuten. Als je een vennootschap hebt, is het ook goed om de alarmbelprocedure te kennen. Die verplicht bestuurders om in actie te komen wanneer de financiële gezondheid van de vennootschap onder een bepaalde drempel zakt.
Samengevat
Een zorgvolmacht is een van die documenten waar je hopelijk nooit een beroep op hoeft te doen. Maar als het zover komt, ben je blij dat het er ligt. Het geeft je de zekerheid dat je zaak in goede handen is, ook als jij er even niet bent.
Vragen over hoe dit er voor jouw situatie uitziet? We denken graag met je mee.
